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如何成功举办一场大型会议?

2017-10-30 14:58:57
百科君

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大型会议是直销活动中必不可少的活动。规模宏大大型会议,能展现企业或系统团队的实力、文化和精神面貌,对于激励伙伴、拓展事业、吸引新伙伴,都发挥着重要作用。举办大型会议是系统团队的必修课。

  

一、会场的力量

  1.激励事业伙伴

  定期聚会开展激励工作,对于团队的发展与经营是相当重要的。能强化事业伙伴经营事业的信念,保持追求成功的热情。出色的企业或系统年会,能对事业伙伴起到绝佳的震撼和激励作用,相当于一次充电。

  2.吸引新事业伙伴

  会议是“借力使力”的绝佳场所。借力会场,会使跟进更有效、更省时、更省力。大型会议能展现企业或系统的实力、文化和精神面貌,气氛热烈,仿佛是磁场,可以吸引很多新朋友。

 

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  二、教你办一场成功大型会议

  在人才竞争激烈的今天,如何确保招商会议的效果、成功吸引新人加盟是直销招商会亟待解决的关键问题。直销公司和各大系统不断追寻与探索,终于摸索出了一条效果相对明显的招商之路。

  1.会前准备

  招商会的会前准备很重要。一般情况下,举办一场招商会议要提前一个月的时间开始筹备,包括设计会议形式、规划会议内容、确定参会人员、落实具体的实施细节及筹备工作。

  A时间准备

为了达到会议效果,会议开办时间也必须格外重视。

周六、日上午的10点~12点之间

周六、日下午的15点~17点之间

周六、日大部分人都会有时间,而上午10点~12点和下午3点~5点是人体的生理高峰,这个时候开会容易调动大家的情绪,使会场气氛更好。事业说明的时间最好不要超过2小时,像看一场电影的时间就可以了,时间过长会使听众产生厌烦情绪。

B会场准备

要让参会的人感到舒适、轻松、热情,环境或场地的布局也很重要,环境的选择与布置,应遵循下面几个原则:

·会场容易找,交通要方便,最好是众人熟悉的地方。

·每次办创业说明会的地点最好相同,不要频繁更换场地。

·会场内照明要好,通风、空调设备应齐全。

·最好空高要高一些,可以增加气氛,过低会给人很强烈的压迫感。

·应有完善的音响与扩音设备,讲师要配头戴式耳麦,以便演讲时能使用更多肢体语言。

·会场的灯光最好能调整明亮度,以符合不同情境之所需。

·会场外一定要有指示牌,让所有人知道会场在哪,饮水、卫生间也要有明确的标示。

·会场的出口不能太多,位置和标识不能太显眼,以免参会人员在会议过程中进进出出造成场面混乱,影响会议效果。

·会场中一定要有公司和系统的标志或代表物。

·提前做好会场的主题背景图,如果会场有LED屏幕,要设计好背景图,准备好演示设备。

·会议要使用的视频、课件、图片等要准备齐全,并在会议之前进行彩排,确保正常使用。

·一定要在明显的地方陈列公司的产品,使参会者对其加深印象。

·会场门口设有专人负责签到表,团队成员和新朋友应使用不同的表。

·尽可能布置一些标语、图表、图片,加强现场的气氛与热度。

·座位应该集中,数量比人数多一些即可。注意不要留太多空位,这样会让会场看起来很空旷冷清;尽量远离噪音与干扰。

·为演讲嘉宾准备胸花,准备献花的花束。

·会议之前一定要对会议流程的每个环节进行彩排,及时发现问题,及时补漏。

  C听众准备

  在确定创业说明会前,应根据一定区域内团队的发展状况,确定事业说明会的重心和规模。这就需要每个团队根据发展状况,努力邀约自己的新朋友,尽量使会场达到饱和。

招商会议的参会邀请也有技巧可言。在邀请新人参会时,不要把会议的细节完全透露给对方,这样就失去了神秘感。邀请时可以选择两个最有意义的会议环节进行简单描述。  

D组织人员准备

  事业说明会的组织人员包括:主持人、讲师、示范人员、设备调试人员、团队服务人员等,有必要时还要有礼仪服务人员。

  会议的主持人在很大程度上影响着招商效果,需要会前就确定好人选,并做好彩排环节。直销招商会的主持人一定要有高超的情绪调动能力、控场能力和应变能力。系统最好能培养起自己的会议主持,因为他们对公司文化和系统情况都比较了解,对直销会议的操作流程和模式也都熟悉,选用这样的人主持会议效果更能得到保证。

  所有组织人员都必须穿正装,佩戴系统徽章。发型干练大方,会前不要吃葱、蒜等气味比较大的食品,洗净眼、鼻、耳等异物,女士化淡妆。调整好情绪,保持会议过程中饱满的精神状态。

  另外,为了使会场效果更好,有必要事先安排好伙伴与主持人、讲师的配合,以带动会场气氛。

  团队成员事先要把自己邀约的新朋友资料(年龄、性别、学历、工作状态、家庭结构、加入团队可能存在的抗拒点等)交给可以帮助自己转化新朋友的团队领导或成员。团队成员之间相互协助,做好沟通技巧和流程准备,以提高成功率。

  E会前会必不可少

  通常情况下,在召开大型招商会议的前一天,团队都需要有一个会前会的程序,该会由团队核心成员组织召开,对会议的环节流程展开讨论,协调分工,落实会议中每个人的具体责任,查漏补缺,确保会议的顺利进行。

 

2.会中控制

  进入会场后,主动将新朋友介绍给成功的领导人。已加入的会员应该主动积极认识新朋友,并和老朋友打招呼,使会场更为活跃和轻松。高层的领导人最好能佩戴特殊的识别物,可让人清楚地识别出自己,同时可让下属事业伙伴锁定“学习、推崇”的对象。

  A主持人

  创业说明会一定要准时开始,如果因为特殊原因推迟,也不要超过15分钟,而且一定要请主持人对先到的听众致歉。主持人与讲师上场时,一定要配合音乐带动气氛。

主持人要做好会议开始、介绍讲师、会议结束等过程中的串场言词准备。会议开始时,要介绍会议内容为几个部分,会议多长时间;在介绍讲师时,一定要有效地提升讲师的形象,建立对讲师的期待和崇敬;会议结束时,要调动会场气氛,让听众与讲师交流,安排好会员配合。

  B讲师

  活动聚会中,会场气氛够不够,听众的反应如何,与讲师的角色和水平有极大关系。所以一定要加强培养讲师,就算传统的商业会场,也有开场前的气氛带动讲师和会议正式开始后的专业讲解讲师。一个好的会议活动讲师,应该注意下面几点:

1)讲师的穿着、仪态一定要特别注意,以给每名参加者留下良好深刻的印象为原则。

2)讲师的表达能力要好,有亲切感和权威感。

3)讲师应该态度和蔼,让听众觉得轻松、没有压力并愿意敞开心扉听进去。

4)讲师要有高度的幽默感,让会场中充满欢笑。

5)讲师对所讲的内容要有高度的自信心与充分的准备。

6)讲师要能带动现场的气氛,引爆热情。

7)讲师的肢体动作要做足,语调要强烈,因为这样会有比较强的效果与震撼力。

8)讲师不要只顾着讲,更要留意听众的反应,并且多用双向沟通的方式。

9)讲师要重视每位参与者,要用友善、热忱的眼神和每位听众交流。

10)讲师应该善于用情绪感染听众,让每位听众对现场的气氛感受深刻。

11)注意气氛的营造,应该让每位与会者觉得轻松、热烈、兴奋。

12)运用视听辅助工具,如录音、视频等强化现场活泼生动的气氛。

13)事先安排好的会员要巧妙配合会场各个环节,充分带动会场气氛,可以主动鼓掌,听笑话时主动发出笑声,主动回答问题,让气氛感染到其他的伙伴,消除新朋友的害羞、被动状态,轻松融入会场气氛。已经是会员的伙伴,应积极参与,并且热烈地响应,才能让会议取得最好的效果。

 

  3.会后会

  讲师讲完后,主持人引导会场进入自由咨询和沟通阶段,这就是“会后会”。会后会也是“成交”的关键环节,其重要性绝不亚于正规的OPP进程。“会后会”进行得好,可以强化OPP聚会的力量,顺水推舟,以最省力的方法达成“零售”与“推荐”的目的。反之,“会后会”效果不好,将使OPP获得的成果前功尽弃,是非常可惜的。

 

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Tips1招商会的内容安排有讲究

 

相比会议的前期准备工作,招商会的内容也不容马虎。通常情况下,直销界的招商会议有传统模式和创新模式两种区分,熟练地掌握这两种会议的运作技巧,并将此作为一种固化的形式,你就能为自己的系统招商会做足踏实的服务工作。

 

传统模式

在传统的招商模式中,举办会议的主要目的是把直销的事业机会讲清楚,让尽量多的参会人员加入到自己的事业中来。其会议宗旨便是要让大家明白自己所从事的事业是有前景的,公司和系统是值得相信和依靠的,让大家明白他们的选择是有价值的。

在传统招商模式中,通常会议会设置三个环节:观念引导、事业导入和分享总结。每个环节都有严格的时间限制,分别控制在30分钟、50分钟和40分钟以内,时间总数加起来不得超过2个小时。因为在这样的时间范围内,参会人员所接受的有效信息是最多的。如果时间拉得太长或太短,都有可能影响会议效果。

在内容的安排上,每个环节又有各自的会议诉求。观念引导作为会议的开篇,需要带来足够的冲击力,引导人的声音要高亢富有激情,现场灯光和音乐要足够绚烂动感,能充分调动现场参会人员的激情,确保他们会参加接下来的会议流程;事业导入是招商会议的灵魂部分,主要是对公司、产品和系统的宣讲和解读,这个环节可以用对比的方式凸显自己的核心优势,彰显自己的价值;分享总结环节至关重要,这个环节的设置目的是要延续大家的激情,从而让这种高涨的情绪转变为投入的行动,确保最终的招商效果。

这三个环节之间是一个顺承和递进的关系,要尤为注意各个环节之间的过渡,做到自然流畅,保证各个环节能环环相扣、层层推进,利用逻辑的顺推关系来展示招商魅力,升华会议主题,确保招商效果。

 

创新模式

创新式的招商会则花样迭出,主要表现均是抛开传统的会议模式,开辟新的招商之路。这类招商会议可以有既定的环节,但会议的主题要新颖、能够吸引人,比如插花艺术培训、美容/护肤/养生课堂等,然后巧妙地将会议主题过渡到招商上。可以根据不同的社会热点,变换招商会议主题和创新会议的开展模式,比如从当前的经济形势着手,突出直销的事业机会选择。

在精心安排会议内容的同时,为了提高招商的成功几率,招商会议的活动环节也必不可少。

有些团队喜欢把活动环节安排在会议的最后,通常是开展公司的产品促销,调动参会者的投入激情,让大家有一种满足感和收获感。将公司的产品作为促销对象,是一种借势的宣传技巧,能起到积极的推广营销作用。

喜欢创新模式的团队或许更倾向于在会场的中场设置活动环节,活动方式不限,奖品也不限于直销产品。如果你更倾向于这类模式,可在会议中间穿插一些活动环节,或许更能活跃会场氛围。如互动问答、游戏抽奖等都有很好的情绪激发作用,发放脱离直销大健康类的更生活化的奖品,比如手机、相机、电脑等,也更能调动人们的热情,激发大家的参与兴趣。

 

Tips2 招商会成本控制的秘诀

 

在精彩的会议内容之外,成功的招商会议还必须注重成本控制。

如何控制会议的成本、为参会人员节省开支,或许是许多招商会议举办者都还在困惑的问题。对此,我们给出一些经常举办招商会议的业内人士经验之谈。

首先,找到一家条件合适的会议承租单位,与他们签订常年的合作协议就是一个控制成本的好方法。系统可以根据自己的市场运营情况,选择一家可兼顾周边市场,同时为会议提供最短有效距离的会议场地租赁方,与他们签订长期的合作协议。这样不仅可以享受到会员优惠,节省会议成本,也可以保证会议场所的质量,节省大量的前期付出。

此外,为招商会议找到赞助单位,提供直接的资金扶持是更为直接、有效的成本控制方法。某系统领导人表示:“我们系统在举办5周年庆典的同时,也举办了一场大型的招商会议,总参会人数超过2000人,我们找到了一些像家居饰品公司、食品公司等成为我们的会议赞助商。我们通过条幅和LED滚动字幕的方式为他们做宣传,会议的参加人数多,能够起到的宣传效果就更好。这样,有这类宣传需求的公司也会比较愿意出钱赞助。”

要知道,招商会议绝不是以盈利为目的,但会议的运作成本却让很多举办者倍感压力。因此,向参会人员收取少量的门票费是一个可行的办法。老会员为自己的潜在客户掏钱买门票已经成为很多公司招商会议的操作惯例,当然,这样的情况也仅限于新会员的人数在老会员能够承受的范围内。

 

 

Tips3大型会议应注意的细节

 

1.顾客不喜欢什么样的直销会议?

过于激励的现场气氛、高额收取会议费用、会议拖沓、内容言之无物、口号、人员素质不一造成的混杂和为了达成销售的一些方法手段等等。

2.大型会议不要过多

直销运作流程基本上包含一对一、二对一(ABC法则)、家庭聚会模式、工作室运作模式、3050人以内的中型培训会议以及激励大会。会议有两个目的:一个是培训、复制、学习;一个是激励和凝聚,起磁场的作用。人员在100人以上的会议叫大会,基本上起不到复制的学习作用。大会比较适合激励、分享、表彰,建议最多两个月一次即可。因为举办大会时,经销商要支付交通、住宿、购门票的费用,如果大会太频繁,经销商的活动成本也大幅增加,徒增事业压力。

3.会议报备

对于会议的合法申报是召开直销会议需要考虑的一个方面,如果未经申报,一旦被举报,会受到管理部门的处罚。当场解散会议会对团队的发展和建设直接造成极大的负面影响,所以要做好会议前的申报工作。